GTD 実践ツールとして Things というアプリケーションを使っています。Mac OS X 用のタスク管理ツールです。50ドルくらいです。β版から使っていたので、10ドルほど安く購入しました。シンプルなアプリケーションなので、色んな使い方ができます。ここでは、私の使い方を記録しておきます。
使用方法の前提
- 公私混同
- 大小さまざまな（GTDではなく一般的な意味での）プロジェクトが同時に走る
- プロジェクトの重要度や期限の厳しさが異なる
- 個々のプロジェクトはボトムアップで発生することがあるが、上位の戦略に結びつけるのは自分の仕事
- 報告ドリブンにしたい
上のような特性から「どのプロジェクトが、いつ終わるのかほとんど見当がつかない」ことが課題です。もうね、何年社会人やってるんだと。ちゃんとプロジェクト管理すると準備におそろしく時間がかかりそうなので、Things を使い続けて、ある程度の解決をしてみようと考えています。
「ical」タグ
Things には作業時間を計算する機能がないので、工数見積は別のツールで行う必要があります。そこで iCal に TODO というカレンダーを作っておいて、プロジェクトAに1時間かかる、みたいな情報をカレンダーに入れておきます。この作業をし終わったプロジェクトに ical というタグをつけます。TODO カレンダーは工数見積のためだけに使うのでアラームなんかは鳴らしませんし、状況によって自由に時間を変更させます。欠点は面倒だということと、毎日のように更新しないといけないことです。
「★」「☆」タグ
ical タグが破綻しそうなので、新しいのを使いはじめました。重要で急ぐ作業には「★」、重要ではないけど急ぐ作業には「☆」をつけます。これは週次レビューで更新されるはずです。もしかしたら、重要軸と緊急軸で分けられた4象限にするべきなのかも知れません。
「template」タグ
定型のプロジェクトはテンプレート化しておきたいものですが、Things にはテンプレート機能がありません。そこで someday の中にテンプレートとなるプロジェクトを作っておいて「template」とタグ名をつけておく方法が、サポートページで紹介されていました。必要になったら、このプロジェクトをコピーして、使います。
AREAS
GTD の責任や役割と呼ばれるものを、このエリアに割り当てます。仕事の場合には、担当している製品やセグメントを使います。プライベートの場合には「Finance」「Health」などをエリアにします。できるだけ MECE になるように。エリア機能を使うのはこれが初めてなので、様子を見て、変更することになると思います。
そんなわけで、Things で人生を立てなおすことを狙っております。
